La inminente entrada en vigor de la obligación de utilizar el sistema VeriFactu (Sistemas Informáticos de Facturación) representa un desafío y, a la vez, una oportunidad para los comerciantes, pequeños empresarios y trabajadores autónomos en España. Como abogado especializado, es vital clarificar cómo esta disposición legal impacta directamente en la operativa diaria de quienes conforman el tejido productivo minorista y profesional.
I. 🎯 El Impacto Directo en la Gestión Diaria
La clave de VeriFactu radica en la integridad y la trazabilidad de las facturas. Para el pequeño contribuyente, esto significa que el software o sistema que utilice para emitir tickets de caja, facturas simplificadas o facturas ordinarias debe ser un Sistema Informático de Facturación Acreditado.
1. Adiós a la Manipulación (Software de Doble Uso)
El impacto más significativo es la eliminación de cualquier posibilidad de utilizar software que permita:
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Borrar o alterar registros de ventas ya emitidos.
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Anotar de forma incompleta o incorrecta las operaciones realizadas.
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Llevar una contabilidad paralela o «caja B».
El sistema debe garantizar la inalterabilidad desde el momento de la expedición. Si un comerciante utiliza un TPV (Terminal Punto de Venta) o un software de facturación, este deberá cumplir con los requisitos técnicos de encadenamiento hash y firma electrónica.
2. La Obligación del Código QR en las Facturas
El comerciante o autónomo que emita facturas o tickets deberá incluir el código QR generado automáticamente por el sistema VeriFactu.
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Comerciantes: Deberán asegurarse de que sus TPVs o cajas registradoras actualizadas impriman este código en los comprobantes de venta.
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Autónomos/Profesionales: El programa de facturación que utilicen para facturar servicios a clientes deberá integrar la generación automática de este código.
Este requisito obliga a la actualización o sustitución de sistemas obsoletos.
II. 💰 La Carga del Cumplimiento y sus Costes
Una de las principales preocupaciones de los autónomos y pequeños comerciantes son los costes de adaptación.
1. Adaptación del Software y Hardware
Los contribuyentes deberán invertir en:
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Actualización del Software: Adquirir versiones certificadas o actualizar los programas existentes para que cumplan con los requisitos técnicos de la AEAT (generación de hash, firma y QR).
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Hardware Compatible: En algunos casos, los dispositivos de facturación más antiguos podrían no ser compatibles con las nuevas exigencias de software, obligando a su reemplazo.
Importante: La AEAT ha contemplado posibles ayudas o deducciones para facilitar la inversión en la digitalización y el cumplimiento de estos requisitos, siendo clave estar atentos a las convocatorias de Kits Digitales y similares.
2. El Plazo Fatal: 1 de julio de 2025
El plazo límite para que los comerciantes y autónomos deban utilizar exclusivamente sistemas VeriFactu acreditados es el 1 de julio de 2025. El incumplimiento a partir de esta fecha conlleva riesgos significativos.
III. ⚖️ Sanciones: El Riesgo de No Adaptarse
Para el pequeño contribuyente, la sanción puede suponer un duro golpe económico:
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Incumplimiento del Deber de Utilización: El autónomo que, a partir del plazo límite, no utilice un sistema VeriFactu acreditado o utilice un sistema que no garantice la integridad y trazabilidad, se enfrenta a una multa de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que se produzca el incumplimiento.
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Venta de Software Ilegal: Aunque esto afecta más a desarrolladores, es crucial para el autónomo no adquirir software que explícitamente sepa que permite la manipulación, ya que el uso de dicho software también es constitutivo de infracción.
IV. ✅ Recomendaciones Legales para el Autónomo
Para garantizar el cumplimiento y evitar contingencias legales, se aconseja a comerciantes y autónomos:
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Auditoría de Sistemas: Revisar con su asesor fiscal o informático el software actual para determinar si podrá ser actualizado para cumplir con VeriFactu.
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Exigir Certificación: Al contratar o actualizar un programa de facturación, exija al proveedor una declaración expresa de que el software cumple con todas las especificaciones de la Orden HFP/1314/2023.
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Documentación: Conservar toda la documentación técnica relativa al software utilizado y las copias de los registros de facturación, ya que la AEAT podrá solicitar la remisión de los registros en cualquier momento, incluso si no se ha optado por la remisión automática.
La adaptación a VeriFactu es una obligación legal ineludible. Si bien requiere una inversión inicial, garantiza al pequeño contribuyente la tranquilidad de operar bajo el amparo de la legalidad y evitar las graves sanciones derivadas del fraude fiscal.